Zdlouhavé schvalování dokladů má v českých malých a středních podnicích obvykle jednu společnou příčinu: není jasné, kdo co smí schválit a kdo doklad viděl jako poslední. Tato nejistota vede k prostojům a zbytečnému kolování dokumentů.

Efektivní správa uživatelských rolí tuhle nejistotu odstraňuje. Každý doklad má od začátku určenou cestu i odpovědnou osobu. Nejčastější brzdou schvalování tak není objem dokladů, ale právě nejasná odpovědnost. Role určují, kdo doklad vidí, kdo ho schvaluje a kdo má pouze čtecí práva. Přístupy se nastavují jednou a platí pro všechny nové doklady, což zjednodušuje proces. Celá historie průchodu dokladu navíc zůstává dohledatelná. Tento článek shrnuje, jak role a přístupy nastavit a co to vašemu týmu prakticky přinese.

Co konkrétně zdržuje schvalování dokladů

V účetním oddělení se doklad nejčastěji zastaví ve chvíli, kdy schvalovatel není u počítače nebo neví, že na něj něco čeká. To je typický scénář, kdy doklad čeká na návrat osoby z dovolené či služební cesty. Druhou častou brzdou je ruční přepisování dat z PDF faktur do účetního systému, což je nejen zdlouhavé, ale i náchylné k chybám.

Třetí problém představuje nejasnost, kdo má u dané nákladové položky poslední slovo. Doklad pak zbytečně koluje mezi lidmi bez rozhodnutí, protože chybí jasně definované kompetence. V takových případech je navíc obtížné dohledat, kde se doklad zastavil a kdo je za jeho zdržení odpovědný. Všechny tyto tři typické brzdy se však dají efektivně řešit nastavením procesů, nikoli větším úsilím týmu.

Jak nastavit role a přístupy krok za krokem

Základem pro efektivní správu uživatelských rolí je vytvoření mapy kompetencí. Sepište, kdo doklady pořizuje, kdo schvaluje (a do jaké částky) a kdo má pouze náhled. Důležité je definovat kompetence podle rolí, nikoli podle jmen. V případě obměny personálu tak nedojde k narušení nastavených procesů. Oddělte pořízení, schválení a náhled do samostatných rolí, aby každý uživatel měl přesně taková práva, jaká potřebuje.

Dále je klíčové nastavit zástupnost pro případy dovolených a nemocí, aby se schvalování nezastavilo. Využijte možnosti mobilního schvalování, kdy schvalovatel nemusí být fyzicky u počítače, ale může doklady schvalovat odkudkoli přes mobilní aplikaci. Před plným spuštěním workflow pro celý tým doporučujeme ověřit nastavení na vzorku dokladů. Detailní popis, jak celý proces digitalizace a schvalování funguje v Datarios, naleznete na stránce proces krok za krokem.

Dohledatelnost: archiv a lidský dohled nad kvalitou dat

Nastavené role a přístupy dávají smysl jen tehdy, když po nich zůstane jasná a dohledatelná stopa. Digitální důvěryhodný archiv uchovává celou historii průchodu dokladu, což je neocenitelné při kontrolách a auditech. Díky tomu můžete kdykoli dohledat, kdo doklad schválil, kdy a v jakém pořadí. Přístupová práva navíc určují i to, kdo smí do archivu nahlížet, což zvyšuje bezpečnost a kontrolu nad citlivými daty.

Kvalitu vytěžených dat z faktur přitom hlídá dispečink vytěžování s lidským dohledem. Umělá inteligence sice navrhuje data, ale člověk je vždy potvrzuje, čímž se minimalizuje riziko chyb. Více informací o tom, jak digitalizace účetnictví pomáhá s dohledatelností a efektivitou, najdete v našem hloubkovém průvodci digitalizací účetnictví.

Nastavení rolí a přístupů se nejlépe posuzuje na vlastních dokladech. Ozvěte se nám a domluvte si demo – projdeme vaši současnou schvalovací cestu a ukážeme, kde se dá zkrátit. Domluvit nezávaznou schůzkuB1 pilot 11:20:19